L’offre de lieux qui peuvent accueillir séminaires et réunions est pléthorique mais comment trouver celui qui s’adaptera le mieux à vos besoins ?
Pour le déterminer, le meilleur point de départ de la réflexion est celui de vos besoins et souhaits :
Géographie, où organiser mon séminaire ?
Un lieu proche ou lointain ?
Urbain ou pas ?
Typologie du lieu :
De grands espaces de travail ou de petites salles ? Quel agencement ?
Ambiance, niveau et type de prestations recherchés ?
Les équipements :
Vos critères technologiques et de confort ?
Un restaurant et un hôtel sur place ?
Du stationnement sur place ?
Le budget imparti
N’oubliez pas, nous proposons notre salle de séminaire en Savoie.
Le choix du lieu
Il est lié au format de votre évènement et au ton que vous souhaitez lui donner. Cela va vous conduire à choisir un lieu traditionnel, très identifié dans les prestations qu’il propose, ou au contraire à rechercher un espace atypique, nouveau ou pas, qui peut donner une touche contemporaine ou un esprit décalé : salle ‘classique’ ou espace déstructuré. Vous serez amené à rechercher une ambiance chique et feutrée ou au contraire un lieu décontracté, informel.
Vous préférez optimiser les temps de déplacements et les coûts liés au transport et à l’hébergement, votre intérêt ira plutôt à des sites de proximité. Votre séminaire est l’occasion de « dépayser » vos sujets et vos collaborateurs ? Ambiance campagne ou montagne, lacs ou mer, la palette est vaste, il vous appartient de définir le périmètre. Si vous souhaitez agrémenter votre séquence de travail d’activités de team building, les critères relatifs au lieu devront en tenir compte pour ne pas limiter la proposition.
Vous avez trouvé le lieu idéal ? Assurez-vous des modalités d’accueil et notamment des horaires d’accès aux salles, à définir clairement en amont. De même qu’il sera important d’identifier une personne ressource qui sera votre interlocuteur le jour J, sur toutes les petites questions d’ordre technique notamment.
L’idéal pour valider ces aspects sera de vous rendre sur place pour visiter les lieux, envisager votre configuration des espaces, visualiser les éventuelles contraintes du lieu. À défaut, demandez des photos et vidéos pour éviter les mauvaises surprises.
La typologie du lieu agencement et équipements
Le nombre de participants : Le nombre de participants est déterminant dans le choix du lieu : selon la capacité d’accueil nécessaire et le type d’animations que vous allez proposer, votre recherche va s’orienter vers de grandes salles ou au contraire de plus petits espaces. Veillez à bien dimensionner la salle, trop petite le confort des participants sera compromis, trop grande, établir la cohésion du groupe et un temps chaleureux sera plus compliqué.
Les équipements : quels sont les composantes incontournables de votre organisation ? De quoi avez-vous impérativement besoin ? Vidéoprojecteur, écrans, connexion internet haut débit, matériel de visioconférence, caméras, paper-boards, services de type conciergerie (imprimantes…), etc.
La climatisation est un basic mais mieux vaut vous assurer qu’elle existe dans le lieu retenu.
Une terrasse ou des espaces verts peuvent également faire partie de votre cahier des charges pour une espace détente, coin des fumeurs ou une mise en place spécifique.
Enfin, en fonction de votre organisation, quel est l’agencement souhaité ? En U, en salle de classe, en théâtre, avec des îlots pour ateliers thématiques ou un showroom vitrine des produits de votre entreprise ? Ces besoins pragmatiques vont aussi orienter votre choix en faveur d’un lieu plus ou moins modulable, qui dispose d’un mobilier adapté, etc.
Si vous souhaitez plus d’information, contactez-nous pour un séminaire en Savoie.
Quel type de prestations recherchez-vous ?
Une simple salle ou des services associés ? La plupart des lieux proposent des « journées d’étude », packages comprenant la location de la salle, le café d’accueil, les pauses et le déjeuner, un kit papeterie.
Si le lieu repéré ne propose pas d’offre de restauration, il vous orientera sans doute vers des restaurants proches ou vous proposera la livraison dans la salle de plateaux repas ou buffets traiteur. Important à savoir si vous souhaitez miser sur la pause déjeuner pour enrichir l’ambiance de votre journée.
Si vous souhaitez organiser une activité ou une soirée, l’environnement du lieu et sa capacité à vous proposer des offres conviviales et ludiques sera un critère : team building, cocktail, dégustations, musique… Gestion des hébergements et transferts le cas échéant.
La question du stationnement sur place sera elle aussi centrale : parking ou pas ? Payant ?
Le budget
Votre enveloppe globale va orienter le choix du lieu. Les offres sont de deux ordres : soit un prix journée d’étude par personne, soit une location de salle simple avec des prestations additionnelles, tout dépend de vos demandes et besoins à définir avec votre interlocuteur sur place qui vous conseillera et composera avec vous un devis adapté. À savoir : le coût pour un même espace et service peut varier selon la saison, la récurrence de vos réservations, l’organisation spécifique que vous êtes susceptible de demander.
Enfin, réservez le plus en amont possible pour conserver le choix de la date et de la salle.
Dans tous les cas, quel que soit le lieu choisi, attachez-vous à surprendre vos collaborateurs afin que ce temps fort de la vie de votre entreprise s’inscrive comme un moment inoubliable dans leurs mémoires…