Le séminaire annuel arrive, et vous êtes chargé de son organisation. Pas de panique !
Nous allons vous fournir les 4 étapes « gain de temps » pour organiser votre séminaire.
Délimiter un cadre de travail
Dans un premier temps, détaillé les informations importantes dont vous allez avoir besoin.
- Les participants (le nombre de participants qui seront présents, essayez d’avoir les réponses de leurs présences le plus rapidement possible pour ne pas être surpris et ne pas prévoir de trop avec le traiteur).
- Le lieu (quelle région, quelle superficie pour accueillir votre entreprise, quel environnement pour surprendre vos groupes, quel besoin spécifique pour votre lieu)
- Les dates (définissez des dates stratégiques par rapport à votre entreprise, il faut que le lieu soit disponible durant vos dates et appréhender la durée du séminaire).
- Le budget (quel est votre budget fixé : regroupant le transport, la location de la salle, l’hébergement, la nourriture…)
- Le cadre (un thème spécifique ? Quel est l’objectif de l’événement ? Regroupez vos idées et trouvez un cadre pouvant être en symbiose avec le ton que vous souhaitez donner à l’événement).
Définissez un rétro planning
Listez toutes les taches que vous devez faire avant le jour j. Planifier des points réguliers avec vos collaborateurs pour valider les étapes au fur et à mesure.
Voici des exemples de taches que vous devrez faire avant l’échéance.
- Définir un contexte, des objectifs…
- Trouver un thème
- Envoyer les invitations
- Définir un déroulé général
- Enregistrer les retours et valider le nombre de participants
- Préciser les missions de chacun
- Définissez les animations et les activités
- Organiser la logistique
L’heure du brainstorming
Maintenant que le cadre est posé, il faut laisser parler sa créativité et trouver des idées originales, lisez des blogs, forums, articles… Tout ce qui pourrait vous donner des idées pour votre séminaire. Ensuite mettez les dans un tableau et proposer vos ides à vos collaborateurs lors de la prochaine réunion.
Formuler vos idées
Il est tant de concrétiser vos idées. Maintenant que tout est plus ou moins prêt pour votre événement, vous n’avez plus qu’à gérer les derniers petits détails pour qu’il n’y est aucune mauvaise surprise le jour j. Évaluez ce qu’il vous reste à faire et faite en sorte que la totalité des taches à faire soit finit en amont.
Plus de panique, vous connaissez désormais les étapes clé de la préparation de votre événement.
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