Un moment stratégique pour l’entreprise
Moment stratégique pour l’entreprise, le plus souvent organisé hors les murs, un séminaire est un temps fort dans la vie d’une organisation, qui, pour atteindre ses objectifs, se prépare bien en amont et laisse peu de place à l’improvisation !
En effet, le succès d’un séminaire, véritable investissement financier et humain pour l’entreprise, dépend de quelques règles assez précises : fixer les attentes, les objectifs, le process et répondre à un budget précis déterminé à partir des points précédents.
Outre l’aspect stratégie pure de l’entreprise, avec ou sans thématique précise fixée, le séminaire est aussi et d’abord l’occasion de réunir l’ensemble des collaborateurs dans un univers de travail différent de celui du quotidien, original ou pas, mais permettant de « dépayser » la réunion, favoriser de nouvelles interactions voir libérer les échanges, modifier les schémas de travail habituels le temps d’une ou deux journées, repenser les managements, BREF : renforcer la culture d’entreprise et donner le cap.
Pensez votre séminaire comme une expérience inédite offerte à vos collaborateurs, comme un temps différents et uniques qui restera dans les mémoires de l’entreprise !
Avant l’événement
Le succès d’un séminaire repose sur la définition précise de quelques points fondamentaux en amont de l’organisation de l’évènement :
Quel est l’objectif premier de mon séminaire ? Récompenser mes équipes, lancer un nouveau produit, fêter la fin d’année, annoncer des changements d’organisation ?…
À quels collaborateurs est destiné cet évènement ?
Quelle salle de séminaire choisir ? Si vous souhaitez organiser un séminaire à Chambéry ou en Savoie, vous pouvez trouver ici notre belle salle de séminaire à louer.
Quelle forme de proposition et d’organisation serait la plus adaptée au propos définit ?
Quel est le budget alloué ?
Une fois ces éléments fondamentaux établis, il est temps de passer à la partie opérationnelle. C’est-à-dire, la mise en place pratique des objectifs et besoins énoncés.
- Fixer la date et la durée de l’évènement
- Le nombre de participants
- Déterminer le lieu
- Définir le thème et l’univers de l’évènement
- Définir les activités et animations
- Établir le planning des journées
- Proposer la restauration adaptée
- Mettre en place l’intendance et la logistique pour ne pas avoir cela à gérer le jour J.
Sans oublier…
D’annoncer la tenue du séminaire suffisamment à l’avance pour que vous collaborateurs bloquent la date sur leur agenda !
De prévoir un outil collaboratif interne pour la gestion des inscriptions, des spécificités alimentaires, de plus en plus courantes pour la partie restauration et des choix d’activités le cas échéant.
Pendant l’événement
Votre journée est lancée, il ne « reste plus qu’à » :
- Accueillir vos équipes, si possible avec une petite « touche » de nouveauté ;
- Favoriser une atmosphère propice à la bonne transmission de votre message, à la performance collective de votre journée, mais aussi, très important, à l’installation d’un climat de convivialité et d’échanges.
- Et si votre séminaire se positionnait volontairement en « rupture » avec le fonctionnement habituel de l’entreprise, pour délivrer un certain nombre de valeurs, libérer de nouvelles énergies ? Le recours à des experts sujets externes peut amener une vraie plus-value, enrichir et rythmer la ou les journées de travail.
- Vous assurer du bon déroulement du programme défini en amont, de l’ensemble des activités et animations dont vous avez confié l’organisation au lieu qui vous accueille ou à des prestataires spécialisés.
- Profiter de ce temps fort de la vie de votre entreprise aux côtés de vos collaborateurs !
Voici un article qui explique comment bien animer un séminaire d’entreprise.
À la fin ou après l’événement
Une fois l’événement terminé, ça n’est pas terminé ! Pour tirer toute la ressource de cet investissement, vous aurez en amont prévu l’évaluation de l’action !
Réaliser le « débrief » et une évaluation globale de la journée avec vos collaborateurs afin de percevoir les bénéfices dont ils témoignent à l’issue puis en plus petit comité post-évènement (Comité de Direction par exemple) :
Vérifier si les objectifs fixés au début de l’évènement ont été atteints
Déterminer si l’organisation et le contenu de l’évènement ont répondu aux besoins et aux attentes des participants et de la direction
Tirer le cas échéant les leçons des expériences, apporter des retouches ou des modifications au projet
Enfin, capitaliser sur la tenue de cet évènement à des fins internes mais aussi externes :
Communiquer en interne autour du travail réalisé par les organisateurs, mais surtout autour des bons moments partagés à cette occasion et des résultats concrets obtenus ou à venir.
Fournir des informations quantitatives et qualitatives qui peuvent être utilisées dans des rapports annuels ou des bulletins d’information, ou encore être transmises aux médias sous forme de communiqués de presse.
ll est également possible de mettre en place un formulaire de satisfaction pour recueillir les retours des participants sur l’événement.
Et par la suite, (une semaine plus tard) envoyer aux participants un mot de remerciement et un compte rendu de la journée.